Toda la facturación mensual de los proveedores de recursos, como lo son las de telefonía móvil, de enlaces de datos o telefonía fija, red de impresoras corporativas y cualquier otro servicio de pago, son incorporadas a nuestro sistema a fin de poder centralizarlas y visualizarlas por proveedor.
Se suma a esta incorporación el control y validación de sus cargos, la visualización on line de reportes de evolución mensual de gastos, estimación de presupuestos, verificación de recursos activos.
SOLUCIONES
El circuito de la gestión
Obtener y Cargar
Mensualmente,
descargamos de los portales correspondientes, las facturas de los proveedores,
para luego subirlas a nuestro portal.
Centralizar
La
fuente de datos debe ser una sola, para que puedan tomarse decisiones acertadas.
Todas la facturación se visualiza en un mismo sitio.
Publicar
Cada
una de las áreas involucradas con la administración del gasto, puede tener
acceso a la información y visibilidad de todas las facturas y reportes de consumos.
Clasificar
Clasificamos y agrupamos los cargos acorde al concepto facturado. Esto es muy importante para
poder planificar el gasto y los cambios estratégicos.
Controlar
Controlamos todos los ítems que aparecen en las facturas, y conociendo previamente cuánto se deberían cobrar por cada uno de ellos, realizamos las conciliaciones correspondientes.
Reclamar
En
caso de detectar desvíos, realizamos los reclamos al proveedor y un
seguimiento de la evolución de los mismos hasta la obtención del reintegro correspondiente.
Distribuir
Prorrateamos y Distribuimos los cargos facturados a cada una de las áreas de la empresa, para que cada
una de ellas se comprometa con los lineamientos preestablecidos.
Optimizar
En
base al consumo y al tipo de actividad registrados, determinamos los servicios y tarifas a
optimizar.
Política de Gestión
Es de suma importancia definir una política consensuada de gastos, para poder
establecer los mecanismos y criterios para el control, la validación y la aprobación de los mismos.
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