Objetivos del SC2 Expert

Gestión del gasto telefónico

Reducir el gasto telefónico suele ser uno de los principales motivos de implementación de nuestro servicio SC2 Expert.

Mediante una estrategia ordenada y correctamente desarrollada es posible obtener reducciones del gasto telefónico, mayores al 30%, sin implementar políticas restrictivas en el uso del teléfono.

Los factores que inciden en el gasto final son varios y de distinto origen:

Contratar un plan de tarifa acorde a la actividad telefónica de la organización es uno de los puntos a considerar en primera instancia. Las compañías telefónicas ofrecen distintas alternativas y planes personalizados que podrán ser ajustados a la actividad observada por SC2 Expert.

Una muy importante componente del gasto es la correspondiente a las llamadas celulares desde líneas fijas de la empresa y del consumo de la flota corporativa de móviles.
Existen distintas alternativas para reducirlo drásticamente.

Control de la actividad telefónica

Módems, faxes y extensiones especiales deben ser objeto de control continuo, dado que, generalmente, son extensiones sin identificar. Ocurre muchas veces que no están asociadas a usuario o sector alguno, por lo cual su utilización suele ser indiscriminada.

Sin control, ni restricciones en su programación, éstas pueden ser fuentes de gastos excesivos, largas ocupaciones de líneas, abusos y fraudes telefónicos. SC2 Expert permite realizar un monitoreo continuo de estas extensiones y detectar actividad telefónica sospechosa o fraudulenta.

Un control metódico de la actividad telefónica permitirá, además: 

- Conocer toda la actividad de los celulares de la flota.
- Discriminar gastos roaming / entretenimiento / excedentes.
- Realizar el seguimiento de llamadas maliciosas.
- Reducir el gasto telefónico.
- Mantener el gasto dentro de los parámetros deseados.
- Distribuir y asignar gastos a sectores, usuarios y costeadoras.
- Obtener información de excepción, tales como:

Listados de llamadas de alto gasto y duración.
Listado de extensiones y usuario que más gastan.
Destinos más frecuentes.
Líneas y enlaces inactivos.
Rankings.

Todas las comunicaciones de la organización, tanto salientes como entrantes, de cada sucursal y de la flota de celulares, podrán ser identificadas mediante la confección y actualización continua de una agenda telefónica de destinatarios, con números, nombre de los destinatarios y categoría de los mismos (proveedor, cliente, personal, bancos, etc). Se podrá saber a quiénes se llama desde la organización y quiénes llaman a la misma.

Esto permite que los sectores de ventas, telemarketing, atención a clientes y servicios técnicos, conozcan el caudal de llamados provenientes de cada cliente, y que puedan identificarlo; conocer qué porcentaje de llamadas son comerciales o personales, saber cuál es el gasto por comunicaciones a sucursales o a celulares propios, facturar llamadas a terceros que utilicen el sistema telefónico de la organización o las llamadas personales de los usuarios de la misma.

Control de la actividad de la flota de celulares

Incluimos toda la actividad de la flota de Celulares de la Organización, de todas las empresas prestadoras del servicio de telefonía movil, distribuyendo las llamadas por Sitio, Sector y Usuarios; centralizando, en un mismo Informe, toda la actividad relacionada con la telefonía. De este modo, cada responsable de Sector podrá evaluar el consumo total, fijo y móvil, de cada una de las personas que tiene a su cargo.

Optimización de redes y recursos

Una serie de evaluaciones , análisis y procedimientos tienen el objetivo de optimizar el sistema telefónico y mantenerlo en buenas condiciones de funcionamiento para asegurar una alta performance del mismo.

SC2 Expert permite:

- Detectar líneas urbanas, tramas y vínculos (enlaces) inactivos. 
- Detectar saturación de líneas y enlaces. 
- Observar retenciones de vínculos por parte de la central telefónica.
- Determinar horas de alto o bajo tráfico telefónico (horas pico). 
- Observar retenciones de líneas por parte de la central telefónica.
- Identificar todas las extensiones que no presentan actividad. 
- Reducir tiempos prolongados de ocupación de líneas o de extensiones. 
- Dar de baja líneas o tramas no utilizadas. 

Mucha de esta información traerá, como consecuencia, ajustes en la programación de la central telefónica con el objeto de mejorar la funcionalidad de la misma.

Incremento de la productividad del personal

No todo el tiempo en que una extensión está ocupada con una comunicación es necesariamente productivo.

Un alto grado de ocupación telefónica puede deberse a llamadas personales, conexiones a Internet y uso indebido de módems y faxes, lo que afecta directamente a la productividad del personal y a la calidad de la atención telefónica.

Realizar controles con el objetivo de detectar este tipo de situaciones podrá alertar a los responsables de los distintos sectores a buscar optimizaciones del tiempo útil, potencializando las comunicaciones netamente comerciales, limitando las personales y eliminando los excesos como llamadas no autorizadas a teletexto, concursos, hot lines, Internet, colectas, etc.

Contará, además, con informes que le mostrarán: 

- Qué porcentaje del tiempo diario está ocupado cada usuario con comunicaciones internas o externas. 
- Cuál es el uso que cada usuario le dá al teléfono, cada hora del día. 
- A qué lugares llama frecuentemente. 
- Cuáles son los destinos con mayor duración de comunicación. 
- Cuántas comunicaciones recibe y quiénes lo llaman
(origen de la llamada recibida, tanto interna como externa).

Auditoria y conciliación de facturas de telefonía fija

El arduo trabajo que significa controlar las facturas de las compañías 
telefónicas, se transforma en una simple tarea mediante la implementación de nuestro servicio.

SC2 Expert le presenta toda la información contenida en las facturas, en resúmenes de fácil lectura e interpretación, con información adicional de gran utilidad, resultante del análisis y aprobación de todos los conceptos facturados:

- Listado de líneas sin actividad 
- Listado de líneas sin conectar a la central (líneas directas que no son tasadas por la central, lo que significa que carecen de control). 
- Conciliación de consumos por tipo de llamadas (contra la tarifación de las centrales privadas). 
- Control de todos los conceptos facturados. 

Auditoría y control de facturas de telefonía móvil

Realizamos un recálculo de cada factura de telefonía móvil, a fin de detectar facturaciones incorrectas, según los planes y acuerdos contratados por su Empresa.

Controlamos los distintos planes de voz y datos, los minutos libres de la flota, recalculamos los excedentes y revisamos los servicios y bonificaciones adicionales que deberían ser consideradas.

Determinamos los valores sobrefacturados y gestionamos el reclamo a las Prestadoras del servicio, a fin de que su Empresa recupere el dinero incorrectamente facturado.

En resumen: una completa auditoría.

Nuestro análisis sobre todas las facturas telefónicas deriva en acciones concretas y/o recomendaciones para minimizar el gasto telefónico de su organización.

Sugerencias y seguimiento personalizado

Mantenemos un análisis continuo de la problemática de las telecomunicaciones en cada uno de nuestros clientes, alertándolos sobre desvíos o anormalidades en los sistemas y sugiriendo mejoras. 

Mediante reuniones periódicas analizamos, en conjunto, todos los informes de actividad, estadísticos y de recursos para orientarlos en las tareas de optimización.

Adicionalmente al informe actualizado a diario, publicado en Internet, se entregarán observaciones mensuales y sugerencias para lograr los objetivos propuestos.

Toda inquietud o consulta de nuestros clientes será atendida por nuestro grupo de profesionales.

Evaluaciones y reportes a medida

SC2 Expert lo proveerá de toda la información de control y gestión que su organización necesita, mediante informes de toda la actividad telefónica.

Además, pueden implementarse reportes especiales según los requerimientos particulares de cada organización.

- Estudios de costo-beneficio. 
- Evaluación de distintos proveedores. 
- Análisis de tarifas. 
- Prorrateos de costos telefónicos. 
- Seguimiento de clientes.
- Detalles de llamadas entrantes.
- Distribuciones de gastos.

Cualquier reporte puede ser incorporado al informe accesible por web o solicitado con envío inmediato, por ejemplo:

- Detalles de llamada. 
- Actividad y tráfico de líneas. 
- Analíticos por internos o usuarios. 
- Llamadas a números especiales.  
- Rankings.